Elke Bol.com verkoper maakt fouten - dat hoort bij ondernemen. Maar sommige fouten zijn zo veelvoorkomend én zo kostbaar dat je ze beter kunt voorkomen. In dit artikel delen we de vijf grootste valkuilen bij orderbeheer en hoe je ze vermijdt.
Every Bol.com seller makes mistakes - it's part of entrepreneurship. But some mistakes are so common and costly that you'd better avoid them. In this article, we share the five biggest pitfalls in order management and how to avoid them.
Fout 1: Voorraad niet synchroniseren
Mistake 1: Not Synchronizing Inventory
Het probleem
The Problem
Je verkoopt op meerdere kanalen maar houdt voorraad bij in losse spreadsheets of systemen. Resultaat: je verkoopt producten die je niet meer hebt (overselling).
You sell on multiple channels but track inventory in separate spreadsheets or systems. Result: you sell products you no longer have (overselling).
Overselling is een van de meest schadelijke fouten die je kunt maken. Niet alleen moet je de order annuleren (wat leidt tot boetes en slechte reviews), maar je beschadigt ook het vertrouwen van de klant. Op Bol.com kan herhaaldelijk overselling zelfs leiden tot schorsing.
Overselling is one of the most damaging mistakes you can make. Not only do you have to cancel the order (leading to penalties and bad reviews), but you also damage customer trust. On Bol.com, repeated overselling can even lead to suspension.
De oplossing
The Solution
Gebruik één centraal systeem voor je voorraad en synchroniseer dit real-time naar al je verkoopkanalen. Tools als BolSync doen dit automatisch.
Use one central system for your inventory and synchronize it in real-time to all your sales channels. Tools like BolSync do this automatically.
Fout 2: Verzendingen te laat bevestigen
Mistake 2: Confirming Shipments Too Late
Het probleem
The Problem
Je verstuurt het pakket maar vergeet de verzending te bevestigen op Bol.com. Of je doet het pas uren later, aan het eind van de dag.
You ship the package but forget to confirm the shipment on Bol.com. Or you do it hours later, at the end of the day.
Late verzendbevestigingen hebben directe impact op je verkoopprestaties. Bol.com meet hoe snel je verzendingen bevestigt en dit beïnvloedt je positie in de zoekresultaten. Bovendien krijgt de klant pas een track & trace als je bevestigt - wat leidt tot onnodige "waar is mijn pakket?" vragen.
Late shipment confirmations have a direct impact on your seller performance. Bol.com measures how quickly you confirm shipments, which affects your position in search results. Additionally, customers only receive track & trace when you confirm - leading to unnecessary "where is my package?" questions.
De oplossing
The Solution
Automatiseer verzendbevestigingen. Zodra je een order verzendt vanuit je centrale systeem, wordt Bol.com automatisch geüpdatet inclusief track & trace.
Automate shipment confirmations. As soon as you ship an order from your central system, Bol.com is automatically updated including track & trace.
Fout 3: Handmatig orders overtypen
Mistake 3: Manually Retyping Orders
Het probleem
The Problem
Je kopieert ordergegevens handmatig van Bol.com naar je eigen systeem of verzendplatform. Dit kost tijd en leidt tot typefouten.
You manually copy order details from Bol.com to your own system or shipping platform. This takes time and leads to typos.
Een verkeerd huisnummer, een typfout in de postcode, een vergeten toevoeging - het overkomt de beste verkopers. Maar het resultaat is altijd vervelend: mislukte leveringen, retouren, en ontevreden klanten.
A wrong house number, a typo in the postal code, a forgotten addition - it happens to the best sellers. But the result is always annoying: failed deliveries, returns, and unhappy customers.
De oplossing
The Solution
Importeer orders automatisch in je systeem. Geen handmatig overtypen betekent geen typefouten en veel tijdsbesparing.
Import orders automatically into your system. No manual retyping means no typos and lots of time saved.
Fout 4: Retouren negeren of traag afhandelen
Mistake 4: Ignoring or Slowly Processing Returns
Het probleem
The Problem
Je bent zo druk met nieuwe orders dat je retouren laat liggen. Of je wacht met terugbetalen tot je het product fysiek hebt ontvangen en gecontroleerd.
You're so busy with new orders that you let returns sit. Or you wait to refund until you've physically received and checked the product.
Bol.com heeft strikte regels rondom retouren. Te langzaam afhandelen leidt tot klachten, slechte reviews, en kan zelfs je verkopersprestaties negatief beïnvloeden. Klanten verwachten snelle terugbetaling.
Bol.com has strict rules around returns. Processing too slowly leads to complaints, bad reviews, and can even negatively affect your seller performance. Customers expect quick refunds.
De oplossing
The Solution
Behandel retouren met dezelfde prioriteit als nieuwe orders. Automatiseer waar mogelijk en houd een duidelijk retourenproces aan.
Treat returns with the same priority as new orders. Automate where possible and maintain a clear returns process.
Fout 5: Geen backup of redundantie
Mistake 5: No Backup or Redundancy
Het probleem
The Problem
Al je orderdata zit in één systeem, zonder backup. Als dat systeem crasht of je verliest toegang, ben je alles kwijt.
All your order data is in one system, without backup. If that system crashes or you lose access, you've lost everything.
Dit klinkt als een edge case tot het je overkomt. Een gehackt account, een corrupte database, of simpelweg een vergeten wachtwoord kan leiden tot complete chaos als je geen backup hebt.
This sounds like an edge case until it happens to you. A hacked account, a corrupt database, or simply a forgotten password can lead to complete chaos if you don't have a backup.
De oplossing
The Solution
Zorg dat je orders in meerdere systemen staan. Door Bol.com orders te synchroniseren naar Shopify heb je automatisch een backup, plus toegang tot betere analyse- en rapportagetools.
Make sure your orders are in multiple systems. By synchronizing Bol.com orders to Shopify, you automatically have a backup, plus access to better analysis and reporting tools.
De rode draad: automatisering
The Common Thread: Automation
Wat al deze fouten gemeen hebben? Ze zijn vrijwel allemaal te voorkomen met de juiste automatisering. Door processen te automatiseren elimineer je menselijke fouten, bespaar je tijd, en kun je focussen op wat echt belangrijk is: je business laten groeien.
What do all these mistakes have in common? They can virtually all be prevented with proper automation. By automating processes, you eliminate human errors, save time, and can focus on what really matters: growing your business.
De meeste verkopers die overstappen op automatisering vragen zich af waarom ze er zo lang mee hebben gewacht. De investering verdient zichzelf al terug na een paar weken.
Most sellers who switch to automation wonder why they waited so long. The investment pays for itself within a few weeks.
Voorkom deze fouten
Prevent These Mistakes
Automatiseer je Bol.com orderbeheer en elimineer menselijke fouten.
Automate your Bol.com order management and eliminate human errors.
Start met BolSync Start with BolSync